Organiser un évènement d’entreprise (conférence, congrès, atelier, dîner de gala, séminaire, etc.) est une tâche chronophage qui nécessite une planification minutieuse. Entre le lieu de réception, la date, les personnes à inviter, les activités et présentations à prévoir, il ne faut rien laisser au hasard. Alors, comment procéder ? Quelles sont les étapes à respecter dans l’organisation d’un évènement professionnel ?
Table des matières
Choisir la date et le lieu de l’évènement d’entreprise
Le choix d’une date pour le déroulement de votre évènement n’est pas anodin. En effet, la pire erreur que vous pourriez faire serait de choisir une date à la dernière minute sans avoir auparavant pris en compte plusieurs paramètres. Par exemple, si vous vous organisez votre évènement pendant une période de l’année où votre public cible est occupé, vous risquez de ne pas drainer grand monde. Il est donc vivement déconseillé d’organiser votre évènement à la même date qu’une manifestation politique, un évènement sportif de grande envergure, etc.
Oubliez aussi les vacances scolaires et les jours fériés. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, pendant ces périodes-là, les populations sont bien trop occupées pour s’intéresser à un évènement professionnel. Évitez également d’organiser votre évènement en parallèle à vos concurrents directs. Pour cela, vous devez vous intéresser de près à leur calendrier évènementiel.
Le lieu de l’évènement
Pour ce qui est du lieu de l’évènement, nous vous conseillons de choisir un endroit facile d’accès. Vous ne pouvez par exemple pas demander à vos invités de changer plusieurs fois de moyens de transport avant d’arriver jusqu’à vous.
En général, si vous souhaitez organiser un séminaire, il est recommandé de louer une salle de conférence ou de réception assez grande pour accueillir vos invités. Toutefois, si vous disposez de cet espace au sein de votre entreprise, vous pouvez l’utiliser et faire ainsi quelques économies.
Cependant, le fait d’organiser votre évènement dans une salle ou un bâtiment prestigieux motivera davantage vos convives. Vous pouvez d’ailleurs vous rendre sur des plateformes spécialisées, qui recensent les meilleurs endroits pour organiser vos soirées professionnelles. Cela facilitera l’organisation de votre séminaire ou autre.
La restauration
Même s’il s’agit d’un évènement formel tel qu’une conférence ou un séminaire, vous devez prévoir un service de restauration. Une pause déjeuner, un brunch ou un rafraîchissement donnera à votre évènement un cachet plus solennel. Mieux, de nouveaux accords pourraient être scellés pendant ce moment de convivialité.
Pour la restauration, il est préférable de s’adresser à des professionnels de la restauration, comme les traiteurs. Ceci vous permettra d’éviter les surprises désagréables. Ces derniers ont l’expérience nécessaire pour proposer des menus qui feront l’unanimité.
Définir les objectifs et le format de l’évènement
Dans le cadre de l’organisation d’un évènement d’entreprise, l’étape de la définition des objectifs à atteindre est cruciale. Le meilleur moyen de garantir la réussite de votre évènement est de vous poser les bonnes questions.
Définition des objectifs
Concrètement, vous devez vous demander dans quel but vous organisez cet évènement :
- offrir plus de visibilité à votre entreprise,
- booster la notoriété de votre marque,
- faire la promotion d’un nouveau produit,
- convaincre de potentiels investisseurs, etc.
Définir les objectifs de votre évènement vous permettra également de déterminer son format et de mettre en place la stratégie adaptée.
Définition du format
Il est impossible de dissocier le format d’un évènement d’entreprise des objectifs de ce dernier. Par exemple, si vous souhaitez organiser un séminaire ce sera certainement dans le but d’améliorer les compétences de vos collaborateurs.
Par contre, pour promouvoir un nouveau produit auprès de vos clients et prospects, vous aurez plus de succès avec une foire ou une exposition. Dans le même ordre d’idée, il vous sera plus facile d’établir le contact avec de potentiels fournisseurs ou investisseurs au cours d’un dîner de gala ou d’un cocktail.
L’identification du public cible
Identifier son public est également une étape incontournable dans l’organisation d’un évènement d’entreprise. En fonction de votre cible, vous pourrez déterminer la meilleure technique de promotion de façon à atteindre vos objectifs.
En d’autres termes, identifier votre public cible vous permettra de mieux choisir les sujets à aborder ainsi que les outils à utiliser. Cette étape vous permettra également de savoir combien de personnes vous pouvez convier à votre évènement pour obtenir des résultats concrets.
Calculer le budget de l’évènement professionnel
La réussite de votre évènement repose en grande partie sur la maîtrise de votre budget. En effet, les postes de dépense sont nombreux et il est impératif de vous montrer prévoyant de façon à éviter les mauvaises surprises. Concrètement votre budget doit prendre en compte :
- le nombre d’invités,
- la location de la salle,
- le traiteur,
- les hôtesses,
- la sonorisation,
- les animations,
- les cadeaux,
- les assurances.
Votre budget doit également inclure une marge pour les imprévus. Aucun détail ne doit en effet être négligé si vous ne voulez pas prendre risque de vous retrouver dans une situation inconfortable. À la fin de l’évènement, vous devez être en mesure de faire un point définitif de vos dépenses (sorties et rentrées) d’argent afin de pouvoir dégager ou non un bénéfice.
Promouvoir l’évènement d’entreprise
Même avec la meilleure organisation du monde et une équipe parée à toute éventualité, votre évènement sera assurément raté si vous ne communiquez pas suffisamment autour. Pour cela, vous pouvez utiliser différents supports de communication tout en restant en harmonie avec votre budget.
Vous pouvez par exemple rédiger une invitation formelle que vous enverrez à vos partenaires ou invités soit par courrier avec accusé de réception soit par e-mail. Vous pouvez également promouvoir l’évènement à travers votre propre site web, les réseaux sociaux, les relations publiques, la presse, etc.