Créer le planning de son personnel est une tâche ardue. Voici les points principaux pour créer votre planning du personnel le plus pertinent possible.

Un planning du personnel peut se faire sur excel, ou via un logiciel de gestion de planning.

1.Identifier les besoins de votre entreprise

• Quelles sont les périodes de l’année/ moment de la semaine/ heures de la journée les plus fréquentées ?

Par exemple, Noël ou la période des soldes, sont des périodes de haute fréquentation pour les commerces. Le moment idéal pour faire un planning du personnel. Pour les hôtels, ce sera plutôt l’été. Pour la restauration, les heures de pointe sont celles du déjeuner ou du dîner. Pour certains restaurants, les week-ends seront plus fréquentés que la semaine. Pour d’autres, ce sera l’inverse.

• Combien faut-il de personnes aux horaires d’ouverture ou de fermeture ?

Pour certains commerces, il faudra compter plus d’une personne

2. Respecter les contraintes règlementaires et légales

Ces contraintes sont identifiées dans la loi, le code du travail, ou la convention collective de votre secteur. Par exemple :

• Le temps de pause est rémunéré
• Le temps maximal de travail est de 6 jours/ semaine
• Il faut un repos hebdomadaire d’au moins 35h consécutives

3. Identifier les disponibilités de vos employés

Vos employés ont besoin d’un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Pour assurer la bonne exécution de votre planning, prenez en compte leurs disponibilités et indisponibilités, à l’avance.

Il vaut mieux prévoir des plans B, en cas d’indisponibilité de dernière minute, non prévues.

Préparer les plannings bien en amont permet de prévoir les périodes de congés de chacun, tout en assurant le fonctionnement de l’entreprise.

4. Prévoir des rotations

Dans certains commerces, du fait des horaires décalés, ou de devoir assurer les horaires d’ouverture le week-end, mieux vaut prévoir des rotations dans le planning, afin de permettre à chacun des employés d’avoir leurs soirées, ou leurs week-ends, à tour de rôle. Une bonne équité est en effet un pilier pour la satisfaction des équipes.

Ainsi, vos meilleurs employés connaîtront des plages horaires moins fréquentées, et à l’inverse, les plages horaires les plus contraignantes ne sont pas assignées toujours aux mêmes personnes.

En effet, ce n’est pas parce qu’ils n’ont pas d’enfant, que certains employés ne peuvent avoir leur week-end, ou certains congés pendant les vacances scolaires.

Dans la mesure du possible, éviter les plages horaires coupées type 11h-13h et 16h-21h. Ces plages horaires coupées sont très contraignantes pour un bon équilibre vie pro/ vie perso. Préférer les journées pleines, avec des missions connexes pour optimiser le temps entre les créneaux horaires.

Une autre solution est de prévoir 2 personnes pour assurer les 2 créneaux horaires, avec une rotation.

5. Impliquer votre personnel

Plus un planning impliquera votre personnel dans sa réalisation ou son exécution, plus les chances qu’il soit respecté sont grandes.

On peut permettre à son personnel d’échanger des créneaux horaires, si les 2 parties concernées sont d’accord.

Si jamais une plage horaire n’est pas couverte par un problème de dernière minute, faites appel au volontariat avant d’imposer à l’un de vos employés : il y a peut-être quelqu’un qui sera libre et intéressé par cette plage horaire.

6. Etre équitable et communiquer à l’avance

Les clés d’une bonne gestion de planning du personnel sont l’équité, l’écoute, et la communication en amont.

Ceci permettra à toute l’équipe d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, tout en conservant la bonne ambiance, et la bonne volonté de chaque membre de l’équipe.