La facturation électronique est un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant améliorer leur gestion et optimiser leurs processus. Cependant, il n’est pas toujours facile de comprendre les différentes offres et solutions disponibles sur le marché.
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Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique désigne l’ensemble des procédés qui permettent de créer, envoyer, recevoir, traiter et archiver des factures sous forme numérique. Elle vient remplacer les factures papier dans le but d’améliorer la gestion documentaire au sein des entreprises, ainsi que de réduire les coûts associés à l’impression et à l’envoi des documents.
Les avantages de la facturation électronique pour les entreprises
Adopter une solution de dématérialisation des factures comme le propose Yooz présente de nombreux avantages pour les entreprises :
- Gain de temps et amélioration de l’efficacité : automatiser et faciliter les processus de création, d’envoi et de suivi des factures peuvent permettre de libérer du temps pour se consacrer à d’autres tâches à valeur ajoutée.
- Réduction des coûts : économies liées à l’achat de papier, d’encre et aux frais postaux, ainsi qu’à la réduction des erreurs dans la saisie des données.
- Amélioration de la lisibilité et de la traçabilité : grâce à un archivage numérique sécurisé et une gestion centralisée des factures, il est plus facile de retrouver et consulter les documents à tout moment.
- Développement durable : la diminution de l’utilisation du papier contribue à préserver les ressources naturelles et à limiter l’impact environnemental.
Les critères pour choisir une solution de dématérialisation des factures adaptée à votre entreprise
Pour sélectionner une solution de facturation électronique qui répond parfaitement aux besoins de votre entreprise, plusieurs éléments sont à prendre en compte :
La facilité d’utilisation
Il est essentiel que la solution choisie soit à la fois facile à appréhender par les utilisateurs et ergonomique. Le logiciel doit être intuitif et comporter des fonctionnalités qui simplifient le processus de gestion des factures (création, modification, classement, etc.). De plus, il peut être judicieux de privilégier un service proposant un accompagnement et une assistance technique, pour vous aider en cas de besoin.
La compatibilité avec vos autres logiciels et outils
Une bonne solution de facturation électronique doit pouvoir s’interfacer facilement avec vos autres logiciels tels que votre CRM, votre logiciel de comptabilité, vos outils de gestion commerciale et autres. Ainsi, vous éviterez les doubles saisies d’informations, automatiserez davantage vos processus et réduirez le risque d’erreurs.
Les fonctionnalités proposées
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de facturation et de suivi des règlements. Il est donc important que la solution choisie propose une gamme de fonctionnalités adaptées à votre activité :
- Factures récurrentes
- Remises personnalisées
- Espace client dédié pour consulter et payer les factures
- Gestion des relances et des impayés
- Outils de reporting et d’analyse
La conformité réglementaire
Pour être valide d’un point de vue légal, une facture électronique doit respecter certaines conditions : garantir l’intégrité du contenu, assurer l’authenticité de l’émetteur et offrir une traçabilité tout au long de son cycle de vie. Une bonne solution de dématérialisation des factures doit donc prendre en compte ces aspects juridiques et techniques et offrir des garanties en matière de conformité.
Le stockage sécurisé et pérenne
Vos données de facturation sont sensibles et leur divulgation pourrait avoir un impact négatif sur votre entreprise. Il est donc primordial que la solution de dématérialisation retenue dispose d’un stockage sécurisé, performant et conforme aux normes en vigueur. De plus, il est important de veiller à la pérennité du prestataire et de sa solution, afin de s’assurer de la disponibilité des données sur le long terme.
En suivant ces conseils, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour choisir et déployer avec succès une solution de dématérialisation des factures. En améliorant votre gestion et en automatisant certaines tâches chronophages, vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier et développer votre entreprise.