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Logiciel de GED : les critères qui comptent le plus dans la pratique

Logiciel de GED : les critères qui comptent le plus dans la pratique

De nos jours, la dématérialisation des données est devenue une opération courante au sein d’une entreprise. Pour se lancer dans ce processus, il est important d’utiliser un logiciel adapté. En effet, le logiciel est l’un des outils indispensables pour assurer la bonne gestion des fichiers numériques d’une société. Le GED figure parmi les logiciels les plus prisés. Mais de quoi s’agit-il ? Et comment bien le choisir pour son entreprise ? Découvrez dans cet article des informations pratiques concernant le gestion électronique des documents.

Les critères de choix pour son GED

La GED, ou logiciel de Gestion Electronique de Documents, est un outil crucial dans la centralisation des données d’une entreprise. À l’aide de ce dernier, votre société a la possibilité de classer et de stocker tous ses documents. Grâce à ce logiciel, vous donnez à vos employés la possibilité de consulter tous les fichiers relatifs à leurs missions. Ainsi, ces derniers n’auront plus de difficulté à modifier et à indexer les données. Vous avez juste besoin de choisir une GED adaptée à vos besoins et aux attentes de votre entreprise pour une gestion efficace de vos documents.

Les fonctionnalités de la GED

Le choix de son logiciel GED dépend en grande partie des besoins et de l’activité de son entreprise. Vous devez choisir les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin, notamment pour la numérisation et la création de fichiers, le classement et la modification de tous vos documents, le partage et l’archivage des données, ainsi que le contrôle d’accès aux fichiers.

Sachez que votre entreprise peut aussi choisir une solution avec des caractéristiques sur mesure et des besoins plus poussés, comme la modélisation et l’élaboration de workflows, le système d’automatisation, la signature électronique, et bien d’autres encore.

Le stockage et la sécurisation des données

L’un des critères à prendre en compte lors du choix de son logiciel GED est la sécurisation et le système de stockage qu’il propose. En effet, cet outil peut vous aider à mieux sécuriser les échanges de tous vos documents, grâce à l’archivage électronique de ces dernières. Cela vous permet d’avoir le contrôle nécessaire sur toutes les informations, ainsi que les droits d’accès.

Le choix dépend donc du type de documents à stocker, de leur nombre, de la gestion du droit d’accès, etc.

Logiciel de GED

La synchronisation avec vos services

Parmi les critères de choix figure également la compatibilité du logiciel avec les différents services de l’entreprise. En effet, il est important de savoir si l’outil est bien compatible avec votre logiciel de facturation, de comptabilité ou de messagerie électronique.

Il est donc conseillé d’orienter son choix vers un outil ouvert et à la fois très souple. Cela facilitera les échanges de données et le traitement des informations.

Un logiciel GED adapté à son activité

Le choix de son logiciel GED doit dépendre de son secteur d’activité et de son type d’entreprise. Si les entreprises de grande envergure ont besoin d’une solution GED plus poussée, les petites structures quant à elles n’ont généralement besoin que d’un stockage sur le cloud ou sur un disque dur seulement.

Il est important de privilégier le logiciel adapté à son secteur d’activité, son volume de documents, son nombre d’utilisateurs, ainsi que les besoins réels de la société.

Les avantages d’utiliser un logiciel GED

Ce type de logiciel présente de nombreux avantages. Grâce à un logiciel de gestion documentaire Doxis4 par exemple, vous avez la possibilité d’améliorer considérablement la productivité de votre entreprise. En effet, cet outil vous permet de gérer et de traiter tous types de documents électroniques pour réduire par la suite les délais de traitement et cela peut également impacter la prise de décision au sein de votre structure. Il vous évite également toutes sortes d’erreurs coûteuses.

Un bon logiciel GED vous permet aussi de faciliter la mise en conformité dans votre entreprise. En effet, il vous donne la possibilité de réduire considérablement les délais pour la documentation et la mise en œuvre des règles de conformité et vous évite surtout les sanctions diverses.

Grâce à l’automatisation des workflows, vous pouvez renforcer le déploiement de vos ressources. Cela vous permet de diffuser et de classer divers documents en un rien de temps. Ainsi, vous optimiserez plusieurs ressources essentielles, comme le traitement des commandes, le service après-vente, etc.

Le logiciel GED est également très avantageux pour réduire les coûts grâce à la centralisation des données.

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