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Entreprises : comment bien gérer la comptabilité ?

Entreprises : comment bien gérer la comptabilité ?

La comptabilité est la plupart du temps considérée comme une source de contrariété par certains entrepreneurs. Ces derniers doivent tenir des documents complexes dont la compréhension et la maîtrise requièrent des compétences spécifiques. La tenue d’une comptabilité est particulièrement contraignante lorsque l’entreprise est d’envergure ou exerce dans certains domaines d’activité. Pourtant, avec les bonnes techniques et au-delà de tout stéréotype, elle peut se transformer en un outil de pilotage performant. Comment faire ? Voici les sept règles à respecter pour optimiser la gestion de votre comptabilité.

Prenez connaissance des principes de base applicables en matière de comptabilité

La tenue d’une comptabilité peut sembler être complexe pour une entreprise, compte tenu de tous les enjeux à prendre en compte. Toutefois, si elle est bien établie, la comptabilité constitue une force pour votre société, vous permettant d’avancer et de rehausser vos performances. Pour ce faire, vous devez d’abord apprendre comment le système fonctionne. Êtes-vous contraint de tenir une comptabilité ? Si oui, quelles sont les obligations comptables imposées par la loi ? Dans le cas contraire, quels sont les avantages apportés par la tenue d’une comptabilité ? Il est important que vous vous posiez ces questions si vous voulez changer positivement votre vision de la comptabilité.

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Identifiez la personne responsable de la comptabilité

L’identification de la personne responsable de la comptabilité de votre entreprise constitue la deuxième étape du processus. Qui semble être le plus qualifié pour s’en occuper ? Avant toute prise de décision, vous avez le choix entre :

  • gérer vous-même votre comptabilité dans son intégralité,
  • gérer uniquement une partie et confier le reste à un expert-comptable,
  • sous-traiter entièrement votre comptabilité à un expert-comptable physique ou en ligne,
  • embaucher un expert-comptable en interne.

Il est recommandé d’établir les avantages et les inconvénients de chaque éventualité. Vous pouvez même obtenir un devis d’un expert-comptable afin de savoir si la tarification vous convient ou pas. Avec cette comparaison, vous optimisez votre choix et ainsi l’efficacité de votre comptabilité.

Établissez un rétroplanning des travaux comptables à effectuer

Les obligations comptables d’une entreprise sont déterminées en fonction de quatre critères fondamentaux :

  • la taille de l’entreprise : s’agit-il d’une TPE, d’une PME ou d’une grande entreprise ? Cette donnée est calculée en fonction du chiffre d’affaires.
  • La nature de l’activité de l’entreprise : l’activité principale est-elle commerciale, artisanale, industrielle, libérale ou associative ? Cela permettra de définir le statut économique de votre société.
  • La structure juridique, car il est nécessaire de bien étudier les avantages et inconvénients de chaque statut avant de le choisir : EIRL, SASU, EURL, SAS ou SARL. Selon la nature de votre projet, le nombre et la présence d’associés ainsi que d’autres critères, de nombreux facteurs entrent en jeu.
  • Le régime d’imposition : suivant la nature de l’activité, la forme juridique, la taille et le chiffre d’affaires de votre organisation, vous avez le choix entre le réel normal, le réel simplifié ou la déclaration contrôlée.

Lorsque vous avez pris conscience de toutes vos obligations comptables, vous devez bien les organiser suivant un calendrier :

  • inscrivez-y les opérations comptables, fiscales, sociales et juridiques que vous devez réaliser au cours d’une année d’exercice,
  • précisez les dates butoirs, vous permettant d’avoir sous vos yeux les échéances incontournables,
  • les rappels automatiques vous seront également utiles pour éviter toute pénalité liée au retard.

Intégrer ces données dans un logiciel de comptabilité vous garantit une meilleure organisation de toutes vos opérations, avec la possibilité de les mettre à jour suivant les circonstances.

Mettez à jour régulièrement votre comptabilité

La mise à jour de la comptabilité est impérative à l’entreprise pour une meilleure performance de son activité. Les opérations doivent être enregistrées et illustrées en temps réel, pour contrôler les entrées et sorties des capitaux de l’entreprise. De cette manière, vous aurez la possibilité d’analyser les performances de votre activité, d’établir des prévisions pour votre budget et d’anticiper les difficultés de trésorerie. De plus, la mise à jour régulière de votre comptabilité allégera les effets de certains imprévus fiscaux. Comme l’administration fiscale peut réclamer à tout moment les documents relatifs à la comptabilité, vous serez parfaitement préparé à cette éventualité.

Choisissez un logiciel de comptabilité adapté

Le choix d’un logiciel de comptabilité ne doit pas être pris à la légère. C’est un outil digital de gestion et d’automatisation indispensable qui facilite l’ensemble du processus comptable à réaliser. Grâce à un logiciel de comptabilité, il devient plus simple d’établir les déclarations fiscales et de réaliser des mises à jour en temps réel.

Le suivi des comptes clients et fournisseurs deviendra également plus facile, tout comme le partage et l’enregistrement des fichiers. Le logiciel de comptabilité à choisir devra être adapté à la taille de l’entreprise et à l’activité exercée. Pour une TPE par exemple, un logiciel doté de fonctionnalités de base suffit pour encadrer toutes ses opérations. Par contre, la comptabilité d’une PME a besoin d’un logiciel plus complet disposant de modules complémentaires. Une organisation de cette taille doit en effet avoir un outil incluant la caisse, la facturation, la gestion commerciale, la gestion des immobilisations et la paie.

Engagez un expert en comptabilité pour vous assister

Faire appel aux services d’un expert-comptable est vivement conseillé, particulièrement si vous avez décidé de vous lancer seul dans la tenue de la comptabilité. Son savoir-faire, ses expériences ainsi que ses connaissances apporteront un plus à votre entreprise. Il sera capable d’apporter une vérification objective et de sécuriser toutes vos opérations comptables et fiscales. Vous pouvez également profiter de ses valeureux conseils. Tout expert-comptable inscrit à l’ordre est soumis à une obligation d’informations et de conseils. En véritable professionnel, il vous fera également gagner en temps et en crédibilité auprès des institutions financières.

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Privilégiez le professionnalisme en toute circonstance

Quels que soient vos choix et vos obligations comptables, veillez toujours à être professionnel et honnête dans votre mission. Distinguez la comptabilisation des dépenses de l’entreprise et celle des frais personnels afin de garantir l’équilibre de l’activité et sa pérennité. De plus, la confusion entre ces deux comptes est passible de sanctions pénales et fiscales pour faute d’acte anormal de gestion ou d’abus de bien social.

Pour bien gérer la comptabilité de votre entreprise, il vous faut préalablement connaître les principes de base applicables en la matière. Précisez également, dès le début, si vous voulez vous occuper de cette tâche vous-même ou si vous allez la confier à une autre personne. Instaurez ensuite une bonne organisation : planifiez vos travaux comptables, mettez vos documents à jour régulièrement et choisissez un logiciel adapté. Engagez un expert-comptable pour plus d’assurance et de crédibilité. Soyez toujours professionnel, quelles que soient les opérations à réaliser.

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