Grâce à l’évolution des nouvelles technologies, il est désormais possible de dématérialiser les processus en rapport avec les transactions entre les entreprises et leurs fournisseurs. À cet effet, l’e-procurement se présente comme un véritable outil qui contribue essentiellement à l’amélioration des performances des entreprises sur le plan commercial. La mise en place de cet outil d’approvisionnement en ligne représente notamment une étape cruciale dans la transformation digitale de certaines entreprises. Mais précisément, que faut-il savoir sur l’e-procurement ?
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L’e-procurement, un outil de gestion électronique des processus d’achat
Par définition, l’anglicisme e-procurement signifie littéralement approvisionnement électronique ou approvisionnement en ligne. En effet, l’e-procurement est un outil de gestion électronique des processus de transactions dans les entreprises qui proposent des services B2B (Business To Business). Cet outil est notamment destiné à l’automatisation ou à la centralisation des actions telles que la sélection des fournisseurs (e-sourcing), le passage et le suivi des commandes effectuées, la facturation, la gestion des stocks…
À travers une plateforme en ligne, cet outil favorise la simplification de la gestion des achats B2B. Avec cet outil, les commandes sont effectuées en ligne sur des catalogues privés et les achats peuvent être regroupés ou centralisés. La principale différence entre un achat en ligne classique et une solution e-procurement est liée à l’intégration de certaines fonctionnalités d’automatisation comme le workflow de validation de commande et des solutions d’affacturage.
Les solutions d’e-procurement sont proposées par de nombreux acteurs spécialisés dans la distribution IT en France. Ces acteurs accompagnent essentiellement les entreprises dans leur transformation digitale en mettant à leur disposition des solutions innovantes, fiables et sur mesure. Pour choisir une solution e-procurement, optez prioritairement pour les acteurs qui proposent un partenariat à long terme et adaptés à vos besoins. Ils pourront également vous prodiguer les conseils adéquats pour vous permettre de mieux centraliser vos processus d’approvisionnement en entreprise.
À qui est destiné l’e-procurement ?
La mise en place de cet outil de gestion automatisée des achats et des approvisionnements représente de plus en plus un élément primordial pour la croissance des entreprises. Accessible sur une plateforme en ligne depuis un espace sécurisé, l’e-procurement s’adresse exclusivement aux entreprises qui sont dans le secteur du B2B. Il ne correspond pas à la gestion des transactions B2C qui inclut notamment les achats entre une entreprise et un particulier.
Cet outil intervient aux stades liés aux transactions et aux processus d’achat en entreprise qu’il s’agisse du service d’achat, des finances ou de la comptabilité. Grâce au système de réalisation KPI, de reporting des échanges ou de l’analyse des taux d’erreur, le service statistique et d’analyse financière de votre entreprise peut également bénéficier des avantages de cet outil. Le personnel de l’entreprise peut aussi profiter de l’approvisionnement en ligne pour mieux gérer les stocks. En général, chaque service de votre entreprise peut tirer profit des avantages de l’e-procurement.
Quel est le mode de fonctionnement des solutions de l’e-procurement ?
Avec l’e-procurement, l’ensemble des processus d’achat est automatisé grâce à certains outils. Au nombre de ces outils, nous pouvons citer les solutions Source to contract et le Purchase to Pay. En effet, le Source to Contract (S2C) est lié au processus de chaîne qui permet à une entreprise de sélectionner et d’acheter des services ou des biens. Cet outil comprend essentiellement l’e-sourcing et la gestion de contrats. Quant au Purchase to Pay (P2P), il s’agit du processus de commandes de produits ou de services auprès d’un fournisseur jusqu’au processus de traitement de factures. Il implique les étapes ci-après :
- sélection des produits choisis par l’entreprise concernée,
- gestion des workflows de validation,
- envoi de la commande,
- paiement et facturation.
L’ensemble des outils de l’e-procurement fournit une palette de services aux entreprises afin de mieux leur permettre de bien gérer les processus d’achat. Grâce à des réseaux informatiques, les systèmes d’échange de données permettent de partager des informations en rapport avec les clients, les partenaires ou les fournisseurs en temps réel. Tous les maillons de la chaîne d’approvisionnement sont contrôlés et analysés dans les règles de l’art.
Pour une utilisation optimale, la plateforme en ligne sur laquelle l’e-procurement est basé comprend des traductions françaises. Elle peut impliquer la dématérialisation d’une partie ou de l’intégralité des processus d’achat. L’entreprise peut notamment avoir accès à un punch-out, un site marchand en B2B ou à un catalogue produit en ligne. Le punch-out est en effet une solution d’e-procurement qui permet un accès direct aux offres négocié avec les fournisseurs. Ce qui entraîne une certaine réduction du taux d’erreur lié à l’intégration des prix négociés à la chaîne de facturation.
Quels sont les avantages de l’e-procurement ?
L’approvisionnement en ligne recèle de nombreux avantages, tant pour les fournisseurs que pour les entreprises. Pour les fournisseurs, cet outil permet de mieux maîtriser les contrats dans la mesure où il favorise la collaboration et la transparence en ce qui concerne les processus d’achat. Le principal but de l’e-procurement pour les entreprises est lié à l’optimisation des achats. Cet outil permet aux entreprises de bénéficier d’un meilleur suivi des commandes et des livraisons.
Grâce à toutes ses fonctionnalités, l’e-procurement vous offre un gain de temps considérable dans vos process achats. Ce qui implique l’amélioration de la productivité des différents acteurs concernés par ces tâches. Il participe à la réduction des coûts en rapport avec les transactions commerciales entre votre entreprise et vos fournisseurs. L’approvisionnement en ligne est efficace pour réaliser d’importantes économies en ce qui concerne la main-d’œuvre et la gestion des commandes. La plupart des outils d’e-procurement sont fiables et les solutions logicielles sont totalement gratuites.
Avec cet outil, vous pouvez intégrer des produits dans votre catalogue en ligne et vous avez également la possibilité de négocier le prix de chaque produit ainsi que les éventuelles remises. Par ailleurs, le service assistance des plateformes d’e-procurement est disponible pour le client en temps réel et les échanges sont immédiats. Cet outil promeut une interaction de qualité entre les besoins des fournisseurs et ceux du service achats. En général, la mise en place d’une solution e-procurement représente une alternative efficace pour les entreprises qui souhaitent fiabiliser et dématérialiser leurs transactions commerciales.