Organiser un événement peut s’avérer stressant et prend en général un certain temps. Mais que chacun se rassure, il existe aujourd’hui une multitude d’outils qui viennent faciliter le travail. Calendrier, logiciel de gestion d’accueil événement, d’inscriptions, site internet événementiel, voici les outils qui vous seront essentiels pour une organisation simplifiée.
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Le calendrier partagé
L’organisation d’un événement se fait en général en équipe, et il est essentiel que chacun puisse avoir une vision claire et précise des différentes tâches à accomplir. Avant le jour J, l’équipe doit gérer les questions d’ordre matériel, envoyer des invitations ou mettre des billets en ligne, prendre en charge la communication, etc. Il est aussi important de caler différentes réunions afin de coordonner l’ensemble et régulièrement faire le point.
Pour cela, il est indispensable de s’équiper d’un calendrier partagé. Chacun peut y avoir accès depuis son propre ordinateur ou smartphone, et il est ainsi beaucoup plus simple de visualiser les tâches de l’ensemble de l’équipe dans un calendrier unique. Vous avez connaissance à tout moment de qui travaille sur quoi, quand, et pouvez en conséquence plus facilement respecter les échéances.
Le gestionnaire d’inscriptions en ligne
Avant de s’intéresser au site internet et au logiciel de gestion d’accueil événement, tel que celui proposé par eventmaker.com, il est recommandé de vous équiper d’un gestionnaire d’inscriptions en ligne. Il est en effet toujours important d’avoir une visibilité sur le nombre d’inscrits. Cet outil digital est très pratique pour créer des formulaires très simples, collecter les paiements, mais aussi fixer une jauge.
Le gestionnaire d’inscriptions en ligne permet également de procéder à des inscriptions d’ateliers. Une fonction incontournable pour anticiper la répartition des personnes dans différentes salles à l’occasion d’événements professionnels.
Le site internet événementiel et l’envoi d’e-mails
Une bonne communication est essentielle à la réussite d’un événement. Et de nos jours, cela passe par une présence en ligne. Il existe aujourd’hui des logiciels qui vous offrent une multitude de fonctions pour vous accompagner dans l’organisation d’événements de A à Z. Et cela inclut la possibilité de créer un site internet dédié à chaque événement. Le site est la vitrine de votre événement, et vous allez y inclure toutes les informations utiles (programme, date, horaires, inscriptions, accès, etc.). Vous pouvez créer un site très simplement, mais qui reste attractif et dans lequel vous allez pouvoir inclure des liens vers les réseaux sociaux. Sans oublier les campagnes d’e-mails pour envoyer le lien du site internet à vos futurs participants.
Le logiciel de gestion d’accueil événement
Lors d’un événement, la phase d’accueil est très importante, et il faut en outre être en mesure de contrôler le nombre de participants et leur inscription. Pour cela, vous pouvez désormais vous équiper d’un logiciel de gestion d’accueil événement. L’application vous permet de scanner les badges avec QR Codes qui auront été envoyés en amont. Et si vous ne passez pas par un badge, vous pouvez aussi très facilement émarger sur une tablette.
Le grand plus du logiciel de gestion d’accueil d’événement, c’est également de vous permettre de rendre le visiteur autonome. C’est-à-dire qu’il peut lui-même imprimer son badge et le scanner, grâce à des postes de self-enregistrement.
Autre fonction très intéressante, le logiciel de gestion accueil événement offre la possibilité d’envoyer des SMS personnalisés aux participants le jour J. Un élément très pratique pour l’envoi d’instructions. L’envoi de ces SMS peut se faire à l’ensemble du public, comme uniquement à certaines personnes clés.
La sécurité
Sur place, pensez bien également à la sécurité de votre évènement aussi, n’hésitez pas à multiplier les devis d’agent de sécurité à Paris, si c’est là que cela a lieu.